Een goede presentatie heeft een heldere structuur. Je bent de deelnemers van dienst door de ‘drie Act’ structuur te hanteren: 1) vertel ze wat je gaat vertellen, 2) vertel het ze, 3) vertel ze wat je hebt verteld.

De eerste klap is een daalder waard: dat is het idee achter een aantrekkelijke opening. Als je in de eerste 3 minuten van je presentatie de aandacht weet te trekken, dan is er een grote kans dat het publiek geïnteresseerd is en blijft in jouw verhaal.

Vragen stellen aan de deelnemers vergroot hun betrokkenheid bij de presentatie en biedt jou de gelegenheid te testen of de boodschap is overgekomen. Vraag de deelnemers vooraf naar hun verwachtingen van de presentatie: welke vragen zouden zij graag beantwoord willen zien? Kom er op het einde van de presentatie ook op terug.

Keer niet je rug naar je publiek, bijvoorbeeld om je eigen power point presentatie nog eens goed te bestuderen. De non-verbale communicatie, die misschien nog wel belangrijker is dan de verbale communicatie, raakt dan verstoord.

Je publiek is meer visueel dan auditief ingesteld: laten zien wat je zegt brengt jouw boodschap dan ook sterker over dan alleen met woorden. Gebruik power point, flip over, hand outs, posters.

 

Voor power point presentaties hanteert de Rijksacademie voor Financiën en Economie een vast format. Wij willen hiermee een eenduidigheid uitdrukken die past bij onze huiselijke stijl en die een visuele rust brengt in onze opleidingen. Van deze hoofdregel kan worden afgeweken, maar dan wel in overleg tussen de docent en de Rijksacademie.

Deelnemers kunnen over het algemeen hun aandacht maximaal 3 minuten gericht houden op een slide, daarna verslapt hun aandacht. Probeer dan ook niet te lang stil te staan bij één slide. Bij een uitvoerige discussie kan de besproken slide uiteraard wel ‘op’ blijven staan: de aandacht is dan gericht op de discussie.

Gebruik de 7x7 regel bij het opstellen van een slide: maximaal 7 bullets van maximaal 7 (tref)woorden. Meer bullets of langere bullets wordt al snel onleesbaar en is niet overzichtelijk meer voor het publiek.

Door alleen trefwoorden te gebruiken in de power point presentatie blijft de toelichting van de docent nodig. De aandacht van het publiek blijft dan gericht op de docent.

5. Onthul bullet voor bullet en licht toe
Door bullet voor bullet te onthullen en je uitleg gelijk op te laten lopen met de tekst op de slides voorkom je eveneens dat de aandacht van het publiek verslapt. Deelnemers hebben de neiging om, zodra alle tekst tegelijk in beeld komt, de tekst te lezen en niet meer te luisteren.

Bij presenteren geldt: beeld wint het altijd van geluid! Gebruik dan ook (recente) cartoons, foto’s en schema’s. Vermijd vooral geluidseffecten: die leiden af en zijn vaak vervelend.

Een tijdige aanlevering van je presentatie stelt de Rijksacademie in staat om de presentatie klaar te zetten op de laptop en om hand outs te maken. Wij hanteren een minimum aanlevertijd van 2 werkdagen voor de dag van presenteren.