Symposium Audit committees: Grote rol voor audit committees in financieel beheer
“Je merkt dat juist door dit soort bijeenkomsten het financieel beheer echt gaat leven ”: Femke Lind, programmamanager Taskforce ‘Verbetering financieel beheer’
Vrijdag 31 maart vond het jaarlijkse symposium Audit committees plaats op de Rijksacademie. Deze stond in het teken van de verbetering van het financieel beheer. Het congres is in samenwerking met de Rijksacademie door de Taskforce ‘Verbetering Financieel beheer’ georganiseerd. Deze taskforce is opgericht door de minister van Financiën na Verantwoordingsdag 2022. Onder leiding van voorzitter Joop Pot en programmamanager Femke Lind ziet de taskforce een belangrijke rol voor de audit committees in het agenderen en adviseren op financieel beheer, zo vertelt Femke.
Femke: “Op zo’n symposium komt alles bij elkaar. Je plant veel zaadjes en bent in gesprek met verschillende partijen ter voorbereiding, maar om dan zoveel belangstelling te zien van zowel auditors als externe leden van audit committees, dat geeft echt energie. Tijdens het symposium ging het vooral over hoe we omgaan met crisisdossiers en hoe we ondanks het snelle handelen, wat in veel gevallen goed uitpakt, ook de doelmatigheid en rechtmatigheid kunnen blijven waarborgen. Vooral als het gaat om grote maatschappelijke dossiers zoals het klimaatbeleid of corona, dan zijn ook de bijbehorende bedrijfsvoeringsrisico’s belangrijk om in de gaten te houden. Deze uitdagingen vergen van audit committee-leden, dat zij de juiste vragen stellen om het departement ook na te laten denken over de gevolgen van nieuw beleid voor de bedrijfsvoering, het auditbeleid en het risicomanagement. Spreker Daan Quakernaat hadden we uitgenodigd om even scherp te reflecteren op de rol die een AC kan spelen. Wat ik daaraan bijzonder vond is dat hij grote veranderingen vergelijkt met de bouw van kathedralen. Veel van deze enorme bouwwerken hebben nooit een bouwtekening gekend, maar zijn gebouwd op vakmanschap, gestaagde vooruitgang en kordaat omgaan met uitdagingen. Hij daagde ons uit om met een beetje meer lef dingen uit te proberen. Als een muurtje omvalt moet je daar misschien om huilen, even bidden dat het goedkomt, collecteren en dan vooral nog een keer proberen. Wij denken nog te vaak in blauwdrukken waarbij alleen 100% goed genoeg is.”
Tijdens het symposium heeft Gerben Korevaar van de Auditdienst Rijk ‘Drie rode draden uit recente evaluaties van audit committees gepresenteerd. Wat zijn de belangrijkste adviezen aan de audit committees?
Femke: “Gerben presenteerde drie rode draden die de ADR ontdekte bij de evaluaties die ze op verzoek van departementen deed. Ze omkleedde deze met een aantal best practises die ze bij hun onderzoeken hebben gezien. De rode draden werden vervolgens bediscussieerd aan tafel met de verschillende leden of secretarissen van de AC’s. Wat bijvoorbeeld goed lijkt te werken is om aandacht te besteden aan strategisch risicomanagement en deze thema’s vervolgens in te zetten bij het bepalen van het auditbeleid. Een ander advies is om de vrijblijvendheid van de adviezen van het audit committee te verminderen door de belangrijke adviezen vast te leggen en de opvolging te monitoren. Tot slot was een van de adviezen dat meer dan de verplichte twee externe leden (dus bijvoorbeeld drie of vier) helpt en dat de achtergrond van de externe leden aan te sluiten bij de uitdagingen van de organisatie. O ja, en nog een laatste tip, dat de SG het technisch voorzitterschap ook aan een extern lid kan overlaten. De SG heeft dan als het ware zijn of haar handen vrij om meer inhoudelijk deel te nemen aan de vergadering.”
Oud-minister van Financiën Gerrit Zalm was ook aanwezig bij het symposium. Wat waren zijn aanbevelingen?
Femke: “Vooral de meerwaarde van de interne audit benadrukken. Hij gaf aan om vooral gebruik te maken van dit ‘gratis’ advies en het serieus te nemen zeker vanuit de top van de organisatie. “Audit moet je altijd steunen", zei hij. Hij gaf aan zo min mogelijk energie te stoppen in het bevechten van de bevindingen, maar je te richten op de acties die je wel kunt nemen ter verbetering. Als reactie op zo’n rapport stelt hij voor de Agreed Management Actions op te nemen bij het rapport, zo heeft hij het zelf ook ingevoerd bij ABN AMRO. Deze acties moeten dan leiden tot het wegwerken van de tekortkoming. De auditor kan zich dan ook buigen over de vraag of de actie helpt.
Wil je meer weten over deze Taskforce ‘Verbetering financieel beheer’, bekijk dan de technische briefing van de taskforce bij de commissievergadering van de Tweede Kamer: Technische briefing taskforce financieel beheer - voorgezeten door Joost Sneller. – Debatgemist.tweedekamer.nl
Wil je zelf ook aan de slag met jouw ontwikkeling op het gebied van financieel beheer, bekijk dan het curriculum op www.rijksacademie.nl/opleidingen
