Buitenland experts

Van wateroverlast naar watertekort

De Rijksacademie heeft in 2013 voor het eerst ambtenaren met minimaal vijf en maximaal acht jaar relevante werkervaring uit de landen Jordanië, Libië, Marokko en Tunesië uitgenodigd om een opleiding Openbare Financiën (‘Public Finance Management’) te volgen, van 11 t/m 19 september.
Uit de vele aanmeldingen zijn 25 collega’s geselecteerd.. In het gezelschap waren we blij 5 dames te ontmoeten, van wie enkelen een kleurrijke hoofddoek droegen en anderen niet gesluierd. Op uitnodiging van de gast hebben we  enkele handen geschud. Men zocht elkaar al snel op.

In deze training werden  verschillende onderwerpen aangeboden. De algemene onderwerpen zoals het ‘Medium Term Fiscal Framework’ werden plenair behandeld, terwijl meer specifieke onderwerpen zoals ‘Medium Term Expenditure Framework ’in de subgroep uitgaven en een onderwerp als ‘Value Added TAX (BTW)’ in de subgroep inkomsten aan de orde kwam. We leerden al snel dat de deelnemers actief zijn in het schetsen van de situatie in eigen land en zelfs uitgebreid de eigen ervaringen met de groep wilden delen.
Een bijzondere dag in het begrotingsproces is Prinsjesdag en daar konden de deelnemers een goede indruk van krijgen. In de ochtend werd een bezoek gebracht aan het Ministerie van Financiën en daarna hebben de deelnemers vanaf de tribune de Gouden Koets voorbij zien rijden.

De week werd afgesloten met een ceremonie waarbij iedere deelnemer een certificaat uitgereikt kreeg uit handen van Hans Monnickendam. Daarvóór werden de deelnemers uitgenodigd om achter een laptop een digitaal evaluatieformulier in te vullen. Deze training was een pilot in het gebruik van de samenwerkingsruimte genaamd Digital Training Centre. Het bleek een succesvolle pilot. In de 2 maanden tussen de training in Den Haag en Amman zagen we de deelnemers regelmatig inloggen  in de samenwerkingsruimte.
Na een periode van organiseren op afstand, landde de organisatie met een team docenten in Amman op  9 november. Door  de hoge mate van getroffen beveiligingsmaatregelen  werden we door de taxichauffeur niet afgezet bij de ingang van het hotel, maar bij een bijgebouw met beveiliging. De werkdagen en -tijden zoals gelden voor de overheid in Jordanië werden aangehouden. Dat hield in dat op zondag om 8.00 uur de training startte. Het was een warm weerzien met de deelnemers.

Een overeenkomst tussen de locaties in Amman en Den Haag is de bekende U-vorm opstelling die kennelijk internationaal is. Een andere overeenkomst is dat de goede catering van essentieel belang is in de evaluatie. In Amman werden we iedere pauze verwend met lokale gerechten en lekkernijen, vooral zoetigheden. Wat in Amman beduidend anders is zijn de rookgewoontes, er staan overal asbakken. Erg dankbaar waren we  met de assistentie die we hebben mogen ervaren van de Nederlandse Ambassade in Amman. Na veelvuldig contact via e-mail ontmoetten we de vriendelijke en behulpzame collega mevrouw Lina Baj. Bij de eerste ontmoeting, waarbij we Jordaanse Dinars kregen overhandigd, voelde het alsof we elkaar al jaren kennen. Dankzij de intensieve samenwerking bouw je snel een band op.

De deelnemers uit Jordanië namen een deel van de organisatie waar door perfecte gastvrouwen en gastheren te zijn. Vanwege vluchtmogelijkheden waren de deelnemers een dag eerder in Amman dan de organisatie. De Jordaniërs hadden de groep meegenomen op toeristische excursie naar de Romeinse stad Jerash en de Dode Zee. Iedere middag na de training werd geïnventariseerd wie er mee wilde voor een volgende excursie. De organisatie mocht niet ontbreken, dat werd als onbeleefd gezien. Iedere middag rond 16.00 uur vertrokken we met drie auto’s naar een toeristische trekpleister om vervolgens te ontdekken dat de openingstijden verstreken waren. Desondanks waren deze bezoeken nog steeds zeer de moeite waard, onder andere vanwege de goede gesprekken tijdens de autoritten met de gastvrouwen.

Dankzij de gesprekken met de deelnemers hebben we een vollediger beeld gekregen van de Arabische regio. Als voorbeeld bleek ons beeld over de positie van de Arabische vrouw bijgesteld te moeten worden. Er is veel respect voor de vrouw. Mannen geven bijvoorbeeld een vrouw anders dan zijn moeder, zus of eigen vrouw, geen hand. Vrouwen reizen in de auto bij voorkeur met elkaar, gescheiden van de mannen. Rigide zijn deze gedragsregel in de praktijk niet. Mannelijke deelnemers uit Jordanië die na de training meehelpen opruimen en steevast je tas over pakten: een vrouw behoort geen zware tas te dragen! Het is allemaal wennen. Het voelt in het begin wat ongemakkelijk, maar er was geen ontsnappen aan. Opletten en aanpassen dus.

Een ander beroep werd gedaan op ons aanpassingsvermogen doordat het geen gewoonte is om te lopen. Te voet gaan is ‘not done’. De auto is daarmee een statussymbool. Indruk maak je bijvoorbeeld als parlementslid wanneer je met de dienstauto op een bruiloft arriveert.
Deze behulpzame opstelling en de behoefte om kennis te delen waren op vele momenten te voelen en terug te zien. Onder meer doordat diverse  deelnemers dankbaar gebruik hebben gemaakt van het aanbod om tijd te reserveren in het programma om te mogen  presenteren. De invulling was aan de deelnemers vrij gelaten wat erin resulteerde dat er uiteenlopende verhaallijnen werden aangeboden. Bijvoorbeeld een beschrijving van hervorming op het gebied van belastingen in Tunesië en een algemeen verhaal over het begrotingsproces in Libië. Ieder land heeft gepresenteerd en vooral Jordanië was goed vertegenwoordigd in tijd. Veel vragen werden gesteld en de deelnemers waren vooral genegen om de eigen ervaringen toe te voegen aan het verhaal van de desbetreffende spreker. In Den Haag hadden we al geproefd aan deze proactieve houding, maar in de Arabische taal werd de communicatie over en weer binnen de groep nog groter. De werktaal was Arabisch met fluistervertaling naar Engels, die een ongekende inspanning vereist. We voelden ons een cursist, wat als een waardevolle ervaring gezien kan worden.

De laatste dag stapten we om 7.00 uur in de bus op weg naar de beroemde woestijnstad Petra. Onderweg naar een van de zeven wereldwonderen observeerden we een enorme droogte in het landschap. Aangekomen voelden we al snel de zon branden en het stofhappen bij de eerste stappen in de woestijn deden ons beseffen dat een hoofddoek praktisch is in deze omgeving. De door de directeur van het bezoekerscentrum van Petra persoonlijk aangewezen gids Mohammed wist ons urenlang te boeien met uitleg en verhalen. Laat  kwamen we ‘thuis’ in het hotel. Het echte moment van afscheid nemen van elkaar was aangebroken. Vermoeid beseften we dat het mooi geweest was, maar tegelijk was het besef aanwezig dat er een einde komt aan een heel bijzondere ervaring waar we een onderdeel van mochten zijn.

Deze training is uitgevoerd als onderdeel van het programma Matra Zuid. Het ministerie van Buitenlandse Zaken ondersteunt met dit programma activiteiten die de democratische transitie in de Arabische regio stimuleren en de betrekkingen tussen Nederland en de doellanden van het programma versterken. Het programma is vooralsnog ingesteld voor de periode 2012-2015. De Rijksacademie zal in 2014 een volgende training Openbare Financiën aanbieden voor de landen: Egypte, Jordanië, Libië, Marokko en Tunesië.

Suzan Ouwerkerk en Anne van Amerongen

Lesgeven aan buitenlandse groepen, een dimensie extra!

Lesgeven over mijn eigen vak heb ik altijd al leuk gevonden. Lesgeven aan buitenlandse groepen geeft nog een dimensie extra. Bij de Rijksacademie kan dat op twee manieren: in Nederland lesgeven aan een groep buitenlandse bezoekers of naar het buitenland toe gaan om ter plaatse een opleiding of workshop te verzorgen of te adviseren.
Ik was al een tijdje als docent bij de Rijksacademie actief was toen ik gevraagd werd aan een groepje Bulgaren wat te vertellen over Financial control in the Netherlands. Regelmatig heeft de Rijksacademie voor een study visit een groep buitenlandse collega’s te gast. Vaak komen zij een paar dagen tot een week langs om zich te verdiepen in een speciaal onderwerp. In de meeste gevallen worden dan docenten benaderd om gedurende een ochtend of een middag aan deze groep les te geven. Een van de leuke aspecten hiervan is, dat deze programma’s eigenlijk altijd maatwerk zijn. Hierdoor heb je een geïnteresseerd publiek. De groepen zijn vaak niet zo groot.

Het lesgeven zelf doe je meestal in het Engels. Soms communiceer je rechtstreeks met de groep in het Engels, maar vaak zit er een tolk tussen, waardoor je opeens nog maar de helft van de “normale” tijd voor een presentatie hebt. Het is dan handig je op de hoofdzaak te blijven richten, zodat je toch de belangrijkste punten aan de orde krijgt. Als de communicatie makkelijker verloopt kun je altijd nog dieper op de materie ingaan. Overigens grappig wanneer de sheets van jouw presentatie in de taal van het land zijn vertaald; dan zie je je verhaal terug in het Roemeens of Russisch!

Tijdens zo’n ontmoeting kun je wel duidelijke cultuurverschillen tegenkomen. Zo komt het nogal eens voor dat alleen de hoogste in rang het woord voert en vragen stelt. Zo komt de communicatie met de groep als geheel natuurlijk niet lekker op gang, al vind ik dat het de laatste jaren wel een stuk beter is geworden. Belangrijk is om steeds de hele groep te blijven betrekken en de delegatieleider niet te vergeten en respect te tonen. Je wilt de hele groep tenslotte iets meegeven, maar de “baas” moet wel het belang inzien van onze methodes anders bereik je niet veel. Als je de gelegenheid hebt om de groep ook buiten de cursusuren te ontmoeten, bijvoorbeeld tijdens een receptie of lunch heb je vaak hele leuke gesprekken met de mensen en heb je de gelegenheid om veel te weten te komen over het leven in hun land.
Lesgeven in het buitenland kan allerlei vormen aannemen. De ene keer verzorg je (vaak met een collega) een meerdaagse workshop, de andere keer geef je training-on-the-job, dan weer voer je in klein verband adviesgesprekken over een veranderingsproces, maar altijd op je vakgebied. Vaak kun je in het buitenland meer de diepte in gaan dan tijdens de korte study visits in Nederland. Maar je kunt bij een vaardigheidstraining ook gerust opeens voor een groep van 50 man komen te staan terwijl je de helft had verwacht. Flexibiliteit is dan ook een belangrijke eigenschap voor de docent. Missies in het buitenland duren meestal enkele dagen tot een week. Ook hier is het maatwerk. Meer nog dan bij de study visits in Nederland raak je echt ondergedompeld in de cultuur van het andere land.

Lesgeven aan een buitenlandse groep biedt een unieke kans om eens te horen hoe het op je vakgebied in andere landen toegaat. Het geeft ook stof tot nadenken: waarom hebben wij de zaken eigenlijk zo georganiseerd als ze nu zijn, kunnen we nog wat van ze leren? Inhoudelijke discussies zijn dan ook het leukst. Maar je moet wel een beetje van avontuur houden. Gecancelde vluchten, gemiste aansluitingen, achtergebleven koffers: ik heb het allemaal meegemaakt. Maar als je daardoor in je vale spijkerbroek aan een groep militairen, allen strak in het pak, iets over risicomanagement moet vertellen dan heb je wel meteen een instapcasus. Dat breekt het ijs. En: voor praktische bijstand kun je rekenen op de ervaren ondersteuners van de Rijksacademie. Kortom: als je de kans krijgt om als buitenlanddocent te gaan optreden: Doen!.
Arjan Vos

“Je horizon verbreden”

Wanneer zegt iemand over zichzelf nu dat hij expert is? Niemand doet dat toch uit zichzelf, totdat je baas je op pad stuurt met het verzoek om wat te vertellen over je afdeling of project. Ineens zit je in Warschau, Budapest of Ankara als financial expert. Na twee zulke bezoeken ben je ineens expert, dat gaat bijna vanzelf. Je ontmoet collega’s die worstelen met gelijke thema’s. Afhankelijk van de transitie waarin het land zich bevindt, zijn die onderwerpen voor Nederland actueel of hebben we die ontwikkelingen soms al jaren geleden in gang gezet. Ook zij zijn op dezelfde wijze van de ene op andere dag tot expert benoemd en hebben dezelfde drempel moeten overwinnen. Kan ik het wel, weet ik van alle onderwerpen wel precies hoe het zit, spreek ik goed genoeg Engels?
Je openstellen voor problemen voor anderen, delen van kennis en ervaringen en proberen andere landen een klein stapje verder te brengen. De raakvlakken en probleemgebieden zijn verbluffend groot en veelal hetzelfde. De interpretatieverschillen wat precies met een term bedoeld wordt, leiden tot interessante discussies. En niet te vergeten de andere cultuur waarin je komt en je je verplaatst, is een verrijking voor iedereen. Je referentiekader wordt zóveel breder, je palet aan ervaring bevat zo veel meer kleuren als je naast Nederlandse ook buitenlandse ervaringen en voorbeelden kunt geven.
Wat voor type moet je dan zijn? Je moet het eerst en vooral leuk vinden je te verdiepen in problemen van anderen met als motto; “alle kleine beetjes helpen”. Direct zichtbaar resultaat zien, is niet realistisch om te verwachten. Uiteindelijk moeten ze het zélf doen. Maar vooruitgang zien als je over een tijdje nog eens terugkomt, is prachtig. De internationale contacten zijn boeiend en overal gaan deuren open van gebouwen die je als toerist nooit zou kunnen betreden. Buitenlandse medecollega’s zijn veelal leergierig, goed opgeleid maar bevinden zich veelal in een cultuur waar hiërarchie de dienst (heeft) uitmaakt. Hun tijd komt nog wel. Echter de nieuwe generaties staan te springen om te veranderen, te vernieuwen en te leren van andermans lessen. Daaraan een kleine bijdrage mogen leveren, is een unieke kans. Zowel als mens als als een ambitieus ambtenaar wordt je horizon breder. Nieuwe mensen en culturen ontmoeten is fantastisch. Als je écht wilt, durf je best!
Marco Laar, directie Begrotingszaken, Ministerie van Financiën

”Je inzichten verdiepen”

De laatste jaren komt het zo voor dat ik één of twee keer per jaar een paar dagen naar het buitenland ga voor de Rijksacademie. Onlangs ben ik naar Turkije geweest dat er graag alles aan wil doen om over een aantal jaren te kunnen toetreden tot de EU. In dat verband worden er trainingsprogramma’s georganiseerd voor Turkse ambtenaren om ze iets te vertellen over de wijze waarop in het Nederland het begrotingsproces is georganiseerd. Mijn taak is er onder andere in gelegen om de mensen daar wegwijs te maken in de gang van zaken rond de begroting op een vakdepartement. Zelf werk ik op OCW en ben daar nauw betrokken bij de coördinatie van het begrotingsproces en de interne planning & control cyclus.
Wat de ambtenaren in Turkije (maar ook in andere, vooral Oost-Europese, landen) interesseert, is hoe je vanuit het ministerie van Financiën taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden kunt decentraliseren zonder dat de begroting onbeheersbaar wordt. Doel is natuurlijk om aan de EMU-normen te kunnen voldoen.

Nederland staat wat dat betreft bekend als een ‘good practice’ dus er komen nogal wat verzoeken om daar iets over te vertellen. Het leuke ervan is dat je niet alleen over je eigen vakgebied kunt vertellen maar dat je dat ook nog eens in een heel ander perspectief leert bezien. De situatie in de nieuwe, toekomstige en potentiële EU-landen is op dat vlak nogal verschillend van de onze, dus er komen nogal eens vragen naar het waarom van situaties die voor ons vanzelfsprekend zijn. Dit verdiept ook je eigen inzichten weer enorm. Een bijkomend voordeel is dat je op een heel andere manier dan als toerist in aanraking komt met de cultuur en leefwijze van die landen. Ik ervaar dat zelf als een grote verrijking. En ‘last but not least’, alle trainingen en presentaties gaan in het Engels dus je krijgt ook de gelegenheid om je Engelse taal in de praktijk te oefenen. Soms weet je – midden in een betoog – een woord niet in het Engels. Dan ga je het gewoon omschrijven in het Engels, dat werkt ook. Krijg je achteraf nog een compliment van de tolken dat je zo duidelijk spreekt!

In de afgelopen jaren heb ik er inmiddels al een paar van dat soort landenbezoeken op zitten. Zo ben ik twee keer naar Tsjechië en Bulgarije geweest, inmiddels ook twee keer naar Turkije, en heb ik trainingen verzorgd in Roemenië en Polen. Hier in Nederland heb ik ook nog presentaties gegeven voor een groep uit Slowakije en recent voor een groep uit Moldavië. Daarop heb ik heel enthousiaste en leuke reacties gekregen. Kortom, ik kan het iedereen aanbevelen om aan deze programma’s mee te doen en voor de Rijksacademie een paar dagen trainingen en presentaties te verzorgen in dit soort landen. Het kost (mij in ieder geval) wel een aantal vakantiedagen maar naast een financiële tegemoetkoming staat daar ontzettend veel extra’s tegenover!
Erik van Barele, directie FEZ, Ministerie van OCW